Teamsecretaresse Bedrijfsvoering

Als teamsecretaresse ben jij de verbindende schakel binnen het secretariaat en ondersteun je teamleiders. Dankzij jouw inzet lopen de werkzaamheden soepel en zijn de teamleiders altijd goed voorbereid. Ben jij een echte regelaar? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Jouw uitdaging als teamsecretaresse Bedrijfsvoering

Als teamsecretaresse zorg je voor rust, structuur en continuïteit in een afwisselende werkomgeving. Jij krijgt energie van het creëren van overzicht, plannen en ondersteunen. Jij ziet wat er nodig is, nog voordat iemand erom vraagt. Hierin schakel jij moeiteloos tussen mensen en taken.

In deze afwisselende functie ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het beheren van de agenda’s van twee teamleiders. Je bereidt vergaderingen voor, signaleert knelpunten en handelt waar nodig actief. Voor jou is geen organisatorische puzzel te ingewikkeld – jij regelt het.

Daarnaast ondersteun je op het gebied van administratieve en secretariële processen. Hierbij kun je denken aan de afhandeling van stukken, facturen en inkoopdocumenten. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan een gestroomlijnde administratie. Je denkt actief mee over verbeteringen en werkt met een frisse blik mee aan de doorontwikkeling van het secretariaat, bijvoorbeeld op het gebied van digitaal vergaderen en hybride werken.

Enthousiast over het werken bij de provincie, maar is deze functie nét niet wat je zoekt? We zoeken ook een managementassistent(e) binnen de afdeling Bedrijfsvoering en bij de afdeling Wegen en Kanalen. Meer weten? We vertellen je er graag meer over:Managementassistent(e) Bedrijfsvoering - Provincie Overijssel en Managementassistent(e) Wegen en Kanalen - Provincie Overijssel.

Jouw profiel

Je bent een dienstverlenende professional met een scherp oog voor detail en overzicht. Ook als het druk is, weet jij prioriteiten te stellen en blijf je rustig en zorgvuldig werken. Je communiceert gemakkelijk, hebt gevoel voor humor en tact en gaat vanzelfsprekend discreet om met vertrouwelijke informatie.

Verder breng je mee:

• minimaal mbo werk- en denkniveau;
• ruime ervaring in een secretariële functie;
• ervaring met MS Office 365 en digitaal vergaderen (Teams);
• het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• ervaring binnen een publieke organisatie is een pré.

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:

• een bruto maandsalaris van minimaal €2.596,78 en maximaal €3.508,03 (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
• een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen;
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
• een dienstverband voor 32-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren
• een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Jouw plek binnen de organisatie

Je maakt deel uit van het secretariaat van Bedrijfsvoering en Project en Programma management. Dit team bestaat uit meerdere secretaresses, zoals Céline Eshuis en Julia Witz, die samen alle teamleiders en hun teams ondersteunen en ontzorgen. Ze zijn goed op de hoogte van wat er allemaal speelt, leiden alles in goede banen en regelen wat er geregeld moet worden. Binnen de provincie is recent een procesregisseur/verbinder voor de vakgroep ondersteuners aangesteld. Zij is verantwoordelijk voor de verdere professionalisering en uniformering van de verschillende secretariaten.

De eenheid Bedrijfsvoering is verdeeld over zes teams: Financiën, Financiële Rapportage en Administratie, HR, Informatie & Digitaliseren, Faciliteiten en Juridische Zaken. Het werk van de eenheid is samen te vatten in drie onderdelen: Adviseren, control(eren) en faciliteren. Binnen het team PPM zijn programma- en projectleiders, omgevingsmanagers, kwartiermakers, secretarissen en ondersteuners werkzaam die binnen de gehele organisatie kunnen worden ingezet.

Contact

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Carolien Vermeij - teamleider Secretariaat - beantwoordt graag jouw vragen via 06 29 68 43 94 of [email protected]. Wil je meer weten over de werving- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Nicole Hofma-Noordhuis via [email protected].

Sollicitatieprocedure

Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.

We zien graag terug in jouw motivatiebrief waaruit blijkt dat jij over de beschreven competenties dienstverlenend, zorgvuldig werken en communiceren beschikt. Licht deze toe aan de hand van concrete voorbeelden.

Alle sollicitatiegesprekken vinden plaats in Zwolle. Het eerste gesprek vindt plaats op woensdag 27 mei 2026 voor de middag.  Het arbeidsvoorwaardengesprek op vrijdag 29 mei 2026 om 10.15 uur.   
 
Een casus of assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team.

Solliciteren kan tot en met woensdag 19 mei 2026

Let op: interne kandidaten hebben bij deze vacature voorrang op externe kandidaten. 

Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.