Medewerker secretariaat Bedrijfsvoering en PPM

Duizendpoot, spin in het web: geef het beestje een naam. Als je maar een kei bent in plannen en organiseren, ondersteunen, en drie stappen vooruit kunt denken. Iets voor jou? Solliciteer dan op deze veelzijdige baan!

Jouw uitdaging

Als medewerker secretariaat (interne titel: teamsecretaresse) voor Bedrijfsvoering en Project- en Programmamanagement (PPM) ben je verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het agendabeheer van twee teamleiders. Door jouw ondersteuning komen ze goed voorbereid en op tijd op al hun afspraken. Voor jou is geen knelpunt te groot; jij fixt het wel! Je merkt snel op waar aandacht nodig is. Een grote verantwoordelijkheid dus, waarbij je hen beide zoveel mogelijk ontzorgt. Verder houd jij je bezig met processen, zoals de afhandeling van diverse stukken, facturen en inkoopdocumenten. Hierdoor lever je ook een bijdrage aan een gestroomlijnde administratie van de teams.

De ontwikkelingen in het vak (digitaal vergaderen, werken op afstand, etc.) vragen een professionele en flexibele aanpak van jou als medewerker. Daarnaast ben je bereid om met een positieve en frisse blik mee te helpen met de doorontwikkeling van het secretariaat.

Jouw profiel

Jij bent een kei in plannen en organiseren. Hierbij weet je goed te prioriteren, snel te schakelen en heb je een proactieve houding zodat je de twee teamleiders zo veel mogelijk kunt ontzorgen. Je bent stressbestendig en gewend om met deadlines en werkdruk om te gaan. Ook ben je communicatief vaardig en je kunt vanzelfsprekend uitstekend omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast heb je:

• enkele jaren ervaring in een secretariële functie op vergelijkbaar niveau. Heb je ook een secretariële opleiding afgerond is dat een pré;
• ervaring in het werken met de programma’s van Microsoft Office en digitaal vergaderen via Teams. Als je ook nog bekend bent met SAP, Youforce en SharePoint dan worden wij daar helemaal blij van;
• een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling: 

• een bruto maandsalaris van minimaal €2.496,00 en maximaal €3.371,89 (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring; 
• een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet; 
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen; 
• een Persoonlijk Ontwikkelbudget van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen; 
• een dienstverband voor 32-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;  
• we hebben een informele werksfeer in een werkomgeving waar we hybride werken. Om ook je thuiswerkplek goed in te richten kennen wij een regeling voor thuiswerkmiddelen.   

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Jouw plek binnen de organisatie 

In deze rol ondersteun je twee teamleiders en maak je deel uit van het afdelingssecretariaat van de afdeling Bedrijfsvoering en Project- en Programmamanagement (PPM).

Dit team bestaat momenteel uit Julia, Wendy, Ina en Liesbeth die samen zorgdragen voor de ondersteuning van alle teamleiders en van het hoofd van de afdeling. Een hecht team dat elkaar ook waarneemt bij afwezigheid.

Het afdelingssecretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering en de afdeling PPM (Project- en Programmamanagement), twee van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling bedrijfsvoering zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven. De afdeling Project Programma Management voert verschillende Projecten en Programma's uit binnen en buiten de Provincie.

Interesse? 

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Carolien Vermeij-Kreuwel -teamleider- beantwoordt graag jouw vragen via 06 29 68 43 94 of [email protected].  

Wil je meer weten over de wervings- en selectieprocedure? Neem dan contact op via [email protected].  

Gespreksdata 

Het gesprek vindt plaats op vrijdag 4 april (ochtend) en het arbeidsvoorwaardengesprek op dinsdag 8 april om 10.15 uur. Alle gesprekken zijn in Zwolle.

Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.  

Solliciteren kan tot en met woensdag 26 maart 2025.

Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang. Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.