Managementassistent(e) Bedrijfsvoering

Als managementassistent(e) bij de afdeling Bedrijfsvoering zorg jij ervoor dat alles achter de schermen klopt, zodat het management zich volledig kan richten op de inhoud. Wil jij écht van waarde zijn voor de directeur of de OR en het managementteam? Dan is deze veelzijdige functie bij provincie Overijssel iets voor jou! 

Jouw uitdaging als managementassistent(e) Bedrijfsvoering  

Voor de afdeling Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar meerdere managementassistenten. Samen vullen jullie een formatieruimte van 1,5 tot 2 fte in. Afhankelijk van de uiteindelijke invulling van deze vacature kan dit betekenen dat wij twee of drie collega’s verwelkomen. De omvang per functie ligt tussen de 18 en 36 uur per week. De werkzaamheden worden onderling verdeeld, waarbij samenwerking en onderlinge afstemming centraal staat.

Als managementassistent(e) ben je een onmisbare schakel binnen de afdeling Bedrijfsvoering. Je ondersteunt o.a. de directeur of de OR en het managementteam op professionele en proactieve wijze.

Jouw werkzaamheden als ondersteuner van de directeur en het managementteam bestaan onder andere uit:

• het beheren en bewaken van de agenda van de directeur, inplannen van afspraken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie en stukken tijdig beschikbaar zijn;
• het beheren van de e-mail, zaken (waar mogelijk) zelfstandig afhandelen en signaleren wat aandacht vraagt;
• het ondersteunen van het managementteam en fungeren als belangrijke schakel binnen de afdeling;
• notuleren bij diverse overleggen en zorg dragen voor een goede archivering van documenten;
• een bijdrage leveren aan het organiseren van bijeenkomsten en evenementen binnen de afdeling;
• een nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de organisatie. Hierin heb je een verbindende rol;
• je draagt bij aan de doorontwikkeling van het secretariaat door open te staan voor (digitale) vernieuwingen en hierover actief mee te denken met de coördinator van de vakgroep ondersteuners.  

In jouw rol als ondersteuner voor de OR bestaan jouw werkzaamheden onder andere uit: 

• het organiseren en voorbereiden van (overleg)vergaderingen van de OR;
• het verzorgen van de verwerking en verslaglegging van de vergaderingen;
• het beheren van de digitale OR-postbus;
• meewerken aan de OR-nieuwsbrief;
• de intranetpagina van de OR actueel houden;
• en je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdagochtend in verband met de vergaderingen van de OR.

Jouw toegevoegde waarde

Samen met je collega-managementassistent en je collega-teamsecretaresses neem je initiatief in de doorontwikkeling van het secretariaat. Je denkt actief mee over verbeteringen en bent een medespeler op het gebied van (digitale) vernieuwingen. Daarbij is er ruimte voor eigen ideeën, verantwoordelijkheid en vrijheid in het werk.

Kortom: een veelzijdige functie met impact, waarin samenwerking, vertrouwen en professionaliteit centraal staan.

Enthousiast over het werken bij de provincie, maar is deze functie nét niet wat je zoekt? We zoeken ook een teamsecretaresse binnen de afdeling Bedrijfsvoering en een managementassistent(e) bij de afdeling Wegen en Kanalen. Meer weten? We vertellen je er graag meer over: Teamsecretaresse Bedrijfsvoering - Provincie Overijssel en Managementassistent(e) Wegen en Kanalen - Provincie Overijssel

Jouw profiel

De belangrijkste competenties voor deze functie zijn: samenwerken, plannen- en organiseren en nauwkeurigheid:

• Samenwerken: je schakelt soepel tussen verschillende stakeholders en communiceert hierbij helder en tactvol. Je bouwt gemakkelijk relaties en onderhoudt deze. Daarnaast pas jij je communicatiestijl aan op je gesprekspartner en de situatie.
• Plannen- en organiseren: je stelt prioriteiten en bewaakt deadlines effectief. Je houdt het overzicht bij het uitvoeren van meerdere taken en verantwoordelijkheden. Hierin kun je goed en snel schakelen zonder het doel uit het oog te verliezen. Proactief werken en anticiperen op veranderingen gaat je goed af.
• Nauwkeurigheid: je werkt gestructureerd en zorgvuldig, ook onder tijdsdruk. Je blijft flexibel en past je aan veranderende omstandigheden aan. Kwaliteit en focus behoud je in een dynamische omgeving.

Je brengt in ieder geval mee:

• je beschikt over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau; 
• enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• goede communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:

• een bruto maandsalaris van minimaal €2.749,50 en maximaal €3.851,87  (schaal 7) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
• een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen;
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
• een dienstverband voor 18-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;
• een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor.

Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Jouw plek binnen de organisatie

Als managementassistent van de directeur Bedrijfsvoering maak je onderdeel uit van het secretariaat van de afdeling. Het secretariaat van Bedrijfsvoering bestaat uit meerdere secretaresses, zoals Céline Eshuis en Julia Witz, die samen alle teamleiders en hun teams ondersteunen en ontzorgen. Ze zijn goed op de hoogte van wat er allemaal speelt, leiden alles in goede banen en regelen wat er geregeld moet worden. Binnen de provincie is recent een procesregisseur/verbinder voor de vakgroep ondersteuners aangesteld. Zij is verantwoordelijk voor de verdere professionalisering en uniformering van de verschillende secretariaten. 

De afdeling Bedrijfsvoering is verdeeld over meerdere teams: Financiën, Financiële Rapportage en Administratie, Secretariaat, HR, Informatie & Digitaliseren, Faciliteiten en Juridische Zaken. Het werk van de eenheid is samen te vatten in drie onderdelen: Adviseren, control(eren) en faciliteren.

Contact

Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Carolien Vermeij - teamleider Secretariaat - beantwoordt graag jouw vragen via 06 29 68 43 94 of [email protected]. Wil je meer weten over de werving- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Nicole Hofma-Noordhuis via [email protected].  

Sollicitatieprocedure

Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.

 We zien graag terug in jouw motivatiebrief waaruit blijkt dat jij over de drie beschreven competenties beschikt. Licht deze toe aan de hand van concrete voorbeelden. Geef daarnaast in jouw motivatiebrief een voorbeeld van een onverwachte situatie waarin je moest handelen:

• hoe heb je gehandeld? 
• wie heb je hierbij betrokken?
• als je terug kijkt op deze situatie, wat was er succesvol en waar blijkt dat uit?
• wat zou je een volgende keer anders doen?

Alle sollicitatiegesprekken vinden plaats in Zwolle. Het eerste gesprek vindt plaats op woensdag 10 juni (ochtend). Het arbeidsvoorwaardengesprek op dinsdag 16 juni om 10.45 uur.
 
Een casus of assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Tijdens de selectie maak je kennis met een aantal medewerkers van het team.

Solliciteren kan tot en met maandag 1 juni 2026.

Let op: interne kandidaten hebben bij deze vacature voorrang op externe kandidaten.

Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.