Afdelingssecretaresse / procesondersteuner

Dit is waarom jij van deze baan als afdelingssecretaresse gaat houden:

1. Jij werkt veel samen met jouw collega’s. Samen met deze collega’s zorg je dat alles op de afdeling soepel verloopt.
2. Wat deze rol extra aantrekkelijk maakt, is de vrijheid die je hebt om buiten de vastliggende werkprocessen om, de invulling aan jouw rol binnen de afdeling verder vorm te geven.
3. In jouw functie en binnen onze veelzijdige gemeente krijg jij volop ontwikkelkansen en  alle ruimte om jouw carrière de richting te geven die jij wilt!

• Beheer je de agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je regelt niet alleen (complexe) afspraken, maar prioriteert ook voortdurend welke taken het belangrijkst zijn en bewaakt overzicht. 
• Coördineer je vergaderingen. Het coördineren van vergaderingen vereist precisie en organisatievermogen. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, notuleert belangrijke punten en houdt de voortgang van actiepunten nauwlettend in de gaten, zodat niets wordt vergeten.
• Ben je het aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende partijen, zowel intern als extern. Deze rol vraagt om uitstekende communicatievaardigheden, waarbij je dagelijks nieuwe uitdagingen aangaat en zorgt voor een soepele interactie tussen alle betrokkenen.
• Informatiestructuur: Onder aansturing van de informatiemanager bijdragen aan de communicatie en structurering en het beheer van werkmappen binnen de afdeling.
• Websitebeheer: Beheren van de website van het Makelpunt, een platform voor maatschappelijk vastgoed waar vraag en aanbod van ruimtes samenkomen.

Maak kennis met je toekomstige collega’s

Wil je weten hoe het is om bij de gemeente Enschede te werken? Bekijk de verhalen van je toekomstige collega’s.

Een baan die ertoe doet! Niet alleen maak je het verschil voor 162.000 inwoners, ook sta jij als medewerker bij ons centraal. Waar je dat aan merkt? Om te beginnen aan de opleidingsmogelijkheden en doorgroeimogelijkheden om je verder te ontplooien in je vak en als persoon. Daarnaast krijg je veel ruimte om je werk-privébalans goed te regelen: je bepaalt zelf waar en wanneer je werkt. Wat je verder krijgt:

• Een bruto maandsalaris in schaal 6 tussen € 2.434,- en € 3.524,- op basis van een 36-urige werkweek.
• 28 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Bovenop de salaris krijg je ook een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Hiermee kun je bijvoorbeeld verlofdagen (ver)kopen en opleidingen volgen. Ook mooi: je kunt je IKB inzetten om je woning te verduurzamen!
• Goede ondersteuning van jouw opleidingswensen via onze eigen Enschede Academie of via Twentse Kracht, waar wij onderdeel van zijn.
• Moet je voor je werk op pad? Dan zorgen wij dat er duurzame vervoersmiddelen voor je klaar staan (OV, elektrische fiets of e-auto). Als het om je eigen woon-werkverkeer gaat, kun je met belastingvoordeel je IKB inzetten.
• Een goede pensioenregeling.
• De voorzieningen die je nodig hebt om, als je dat wilt, vanuit huis te werken. Van een computerscherm tot een goed bureau.
• Goede carrièrekansen met doorgroeimogelijkheden in je eigen én andere vakgebieden. In onze veelzijdige gemeente kun je alle kanten op!
• In eerste instantie een contract van een jaar, met de bedoeling dit om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.

Op deze functie zijn de Cao Gemeenten en Aanvullende Arbeidsvoorwaarden Enschede van toepassing.

Het Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede (VFBE) is namens de gemeente Enschede eigenaar van al het gemeentelijk vastgoed. Wij beheren, verhuren, onderhouden en verkopen vastgoed. Daarnaast voeren we de wettelijke taak op onderwijshuisvesting uit en zijn we verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening binnen de gemeentelijke organisatie. Een van onze belangrijke doelstellingen is om in 2040 een volledig energie neutrale vastgoedportefeuille te hebben. Ook hierin speelt VFBE een grote rol.

Jouw team

Binnen VFBE werken we samen met verschillende collega’s en afdelingen van de gemeente. We hechten veel waarde aan open communicatie, samenwerking en kennisdeling. Er is veel aandacht voor begeleiding, persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.

In de functie afdelingssecretaresse / procesondersteuner is het soms ‘hollen of stilstaan’. Daarom is cruciaal dat je snel kunt schakelen, communicatief vaardig en flexibel bent. Je denkt vooruit, tempert de hectiek van de dag en straalt rust uit. Je bent gericht op het snel verzamelen van informatie om vlot verder te kunnen werken. Punctualiteit, zelfstandigheid, stressbestendigheid en een vriendelijke houding zijn essentieel. Samen werken met jou is een feestje, want jij bent de verbinder die een flinke dosis humor en energie met zich mee brengt. Verder beschik je over:

• mbo+ werk- en denkniveau met een afgeronde secretariële opleiding;
• ervaring in de secretariële ondersteuning van het management;
• kennis van en vaardigheid in het werken met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).

Je kunt tot en met 18 mei 2025 reageren via de sollicitatiebutton. Wil je eerst meer informatie over de vacature? Bel met Nihad Mesevic, afdelingshoofd Vastgoed en Facilitair Bedrijf Enschede, via 06 - 13 69 52 26.